Am 2. November 2020 kündigte das Department of Business Development („DBD“) an, dass Anpassungen der Einhaltungsregeln für Unternehmenssitzungen während des COVID-19 am 1. Dezember 2020 nicht mehr in Kraft treten werden.
Die Mitteilung der DBD Re: Die Organisation von Zusammenkünften juristischer Personen gemäß Paragraph 9 der Dringlichkeitsverordnung über die öffentliche Verwaltung in Notsituationen B.E. 2548 Nr. 10, B.E. 2563 (2020) (die „Neue Mitteilung“) wird eine frühere DBD-Mitteilung vom 4. März 2020 widerrufen, die es Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften, Wirtschaftsverbänden und Handelskammern erlaubt, nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist Zusammenkünfte einzuberufen, wenn sie während der genannten Frist nicht in der Lage sind, Zusammenkünfte abzuhalten. Nach der Sitzung muss die juristische Person dem Handelsministerium ein Klärungsschreiben vorlegen, in dem die Gründe für die Verzögerung dargelegt werden. Die Fristen für die Einreichung von Dokumenten, z.B. für die Liste der Aktionäre und die Bilanz, variieren je nach Art der juristischen Person zwischen 14 Tagen und einem Monat.
Gemäß der Neuen Mitteilung sind die Bestimmungen der oben erwähnten Mitteilung vom März nicht mehr notwendig, da Maßnahmen angekündigt wurden, die die sichere Organisation von Firmenversammlungen gemäß den Anforderungen des thailändischen Ausnahmezustands (derzeit bis Ende November 2020 verlängert) ermöglichen. Der am 19. April 2020 in Kraft getretene Dringlichkeitserlass über die Durchführung von Sitzungen online oder über elektronische Kanäle B.E. 2563 (2020) (der „Erlass“) erlaubt es, Verwaltungsratssitzungen und Aktionärsversammlungen vollständig online abzuhalten. Elektronische Teilnehmer müssen in Thailand nicht physisch anwesend sein, und ein Drittel des Quorums muss nicht mehr physisch anwesend sein, was die sichere und rechtzeitige Einberufung von Sitzungen ermöglicht. Elektronische Sitzungen gemäß dem Erlass müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:
✓ Die Teilnehmer müssen ihre Identität vor der Sitzung elektronisch verifizieren;
✓ Die Teilnehmer müssen sowohl in offenen als auch in geheimen Sitzungen abstimmen können;
✓ Sitzungsprotokolle müssen schriftlich verfasst werden;
✓ Es muss eine fortlaufende audiovisuelle oder Audioaufzeichnung der Sitzung vorhanden sein, außer bei geheimen Sitzungen;
✓ Die elektronischen Verkehrsdaten jedes Teilnehmers müssen als Beweismittel aufbewahrt werden;
✓ Sitzungsbenachrichtigungen und unterstützende Dokumente können per E-Mail verschickt werden, und der Sitzungsorganisator muss Kopien der Benachrichtigungen und Dokumente als Beweismittel aufbewahren;
✓ Das Treffen muss in Übereinstimmung mit der Notifikationsverordnung des Ministeriums für digitale Wirtschaft abgehalten werden: Sicherheitsstandards für elektronische Meetings (Security Standards of Electronic Meetings), angekündigt am 26. Mai 2020.